Téged is megőrjít a rengeteg papír? Szánd rá az időt, rendszerezd őket, és szabadulj meg otthon is végleg az általuk keltett feszültségtől.
A fontos dokumentumok kezelése és a halmokban álló papírok átválogatása nem egyszerű feladat. Ezért kulcsfontosságú, hogy olyan funkcionális, otthon is hasznos iktatórendszert hozz létre, amelyet valóban használni fogsz. A tárolási rendszernek figyelembe kell vennie az összes különböző típusú dokumentumot, és a jól működő rendszer érdekében folyamatosan selejtezni kell a felesleges vagy elavuló iratokat.
1. lépés: összegyűjtés
Otthon, az iktatási rendszer kialakításának első lépése, hogy az összes papírt egy helyre tedd, hogy át tudd válogatni. Amellett, hogy a nyilvánvaló helyekről, például az íróasztal fiókjaiból és irattartó-szekrényből kiveszed a papírokat, fésüld át az otthonod többi részét is, hogy megbizonyosodj arról, hogy mindent összeszedtél.
Ellenőrizd azokat a gyakori helyeket, ahol a dokumentumok felhalmozódhatnak, például a konyhapultot vagy a táskáidat, laptoptartót. Vidd az összeset egy olyan helyre, ahol nagy tér van a szétválogatáshoz. A nappali szőnyege például ideális lehet ehhez a feladathoz.
2. lépés: szétválogatás
Minden dokumentum kerüljön az alábbi öt kategória egyikébe: elintézendő, archiválás, háztartás, kidobandó, megsemmisítendő.
Elintézendő: Ezek azok a papírok, amelyekkel kapcsolatban még dolgod van (befizetendő számlák, megválaszolandó hivatalos levelek, stb.).
Archiválás: Ebbe a kategóriába olyan papírok tartoznak, amelyeket meg kell őrizned, de évente egy-két alkalomnál többször nem kell elővenned őket. Ilyenek például az adóbevallások, orvosi papírok, okiratok, bérleti szerződések, stb.
Háztartás: Ezek azok a papírok, amelyeket a ház (és az élet) fenntartásához használsz. Ilyenek például a kedvezményes kuponok, receptek, használati útmutatók, garanciák.
Kidobandó: Ezek olyan papírok, amelyek nem tartoznak a fenti kategóriák egyikébe sem, és nem tartalmaznak személyes adatokat. Ilyenek például a levélszemét, újságok, magazinok.
Megsemmisítendők: Ebbe a kategóriába azok a papírok tartoznak, amelyek nem tartoznak az első három kategóriába, de tartalmaznak személyes adatokat. Ilyenek például a hitelkártya-ajánlatok, régi bankszámlakivonatok és számlák.
3. lépés: tervezés
Hogy a fenti instrukciók alapján kialakított rendszer ne boruljon fel, az előszobaszekrényen vagy konyhapulton tarts egy tálcát az elintézendő kategóriába eső papíroknak, amelyet minden héten egyszer válogass szét. Minden más papír azonnal kerüljön az őt megillető helyre.
